Blauwdruk Aanpak Voor De Registratie Van Arbeidsmigranten
Best Practices Volgens Het Westlandse Model
Bij onze aanpak hebben we gekeken naar best practices zoals het Westlandse model. Deze best practices hebben we uitgewerkt in slimme digitale processen en daar waar mogelijk uitgebreid met extra functionaliteit. Bovendien hebben we ervoor gezorgd dat de processen voldoen aan de regels van de AVG.
Op het platform is de privacy van de arbeidsmigrant leidend. Alleen daar waar nodig worden persoonsgegevens getoond en deze gegevens worden automatisch verwijderd na 1 jaar. Het platform leidt tot lagere administratieve lasten voor zowel gemeenten als werkgevers. Hierdoor hoeft er minder beslag te worden gelegd op de beschikbare capaciteit en kan die capaciteit beter worden ingezet en benut.
Enkele Voordelen Op Een Rij
- Werkgevers kunnen arbeidsmigranten eenvoudig bij de gemeente aanmelden voor inschrijving
- Minder administratieve lasten voor zowel gemeenten als werkgevers
- Automatische koppelingen met systemen van de grotere werkgevers
- Arbeidsmigrant wordt bij de processen betrokken in eigen taal
- Actuele inzichten van arbeidsmigranten binnen de gemeente voor beleid, onderzoek en statistiek
- Overzicht huisvesting locaties en beschikbare capaciteit
- Processen zijn AVG / GDPR compliant
Mede mogelijk gemaakt dankzij
Werking van Platform Arbeidsmigranten
Registratie van de arbeidsmigrant
Het proces begint met het registeren van de arbeidsmigranten. Dit kan volledig automatisch worden verzorgd of handmatig worden ingevoerd door de werkgever.
Automatische Verwerking
Voor grotere werkgevers die over een systeem beschikken waarmee gekoppeld kan worden, worden de gegevens van arbeidsmigranten automatisch verwerkt.
Dit betreft het verblijfsadres van de arbeidsmigrant en bepaalde persoonsgegevens zoals vastgelegd in de verwerkersovereenkomsten met aangesloten partijen.
Slim Webformulier
Voor kleinere werkgevers die niet over een systeem beschikken waarmee gekoppeld kan worden, is ten behoeve van de registratie een slim online formulier ontwikkeld.
Eerder ingevoerde gegevens kunnen eenvoudig opgevraagd en indien nodig op onderdelen bewerkt worden. Bij de invoer worden automatisch controles uitgevoerd, zodat de gegevenskwaliteit wordt geborgd.
Planningssystemen 
Zorgverzekeringssystemen 
Handmatige invoer Taken
Om de informatie op het platform inzichtelijk te houden, worden de gegevens automatisch opgedeeld in relevante taken op basis van de BRP status t.a.v. de huisvestingslocatie.
Het opdelen in taken zorgt ervoor dat de workload overzichtelijk blijft en het altijd duidelijk is wat er wordt verwacht.
Taken voor de gemeente
- Onbekende status beoordelen
- Inschrijving inplannen
- Effectueren inschrijving
- Effectueren verhuizing
- Effectueren emigratie
- Adresonderzoek
Taken voor de werkgever
- Arbeidsmigrant aanmelden
- Inschrijf afspraken bevestigen
- Arbeidsmigrant afmelden
Onbekende status beoordelen
Taakomschrijving
Nieuw geregistreerde arbeidsmigranten die op het platform nog niet bekend zijn, krijgen de status ‘Geen’. Deze dienen gecontroleerd te worden door de gemeente door het BSN op te zoeken in de BRP.
Indien de arbeidsmigrant al staat ingeschreven op de huisvestingslocatie, dan dient de gemeente de status op ‘Ingeschreven’ te zetten. Indien de arbeidsmigrant nog niet is ingeschreven, dan dient de gemeente de status op ‘Niet ingeschreven’ te zetten. Indien de arbeidsmigrant staat ingeschreven op een ander adres of in een andere gemeente, dan dient de gemeente de status op ‘Aanmelden voor verhuizing’ te zetten.
Inzichten
Doelbinding is de tijdige inschrijving in, uitschrijving uit en het actueel houden van de BRP. Op basis van het registratiesysteem kunnen echter tevens anonieme inzichten worden gegenereerd die voor een gemeente waardevol zijn t.b.v. beleid, onderzoek en statistiek.
Een gemeente weet nu vaak niet hoeveel arbeidsmigranten in de gemeente verblijven. De meeste arbeidsmigranten schrijven zich niet in en komen daardoor niet in beeld bij de gemeente.
Hierdoor loopt de gemeente niet alleen inkomsten mis, maar door het ontbreken van inzicht is het ook lastiger om gericht beleid te maken.
Met het platform verkrijgt een gemeente actueel inzicht in de aantallen arbeidsmigranten, op welke locatie ze verblijven, hoelang ze verblijven en waar ze vandaan komen.
Privacy AVG / GDPR
Gegevensbescherming
Ten behoeve van de BRP processen worden persoonsgegevens van arbeidsmigranten verwerkt. Bij de verwerking houden wij ons uiteraard aan de privacy wetgeving: de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) dat in Europees verband bekend is onder de naam General Data Protection Regulation (GDPR). Zie tevens onze Privacyverklaring_NL.
In het kader van de verwerking van de persoons- en contactgegevens van arbeidsmigranten wordt met elke aangesloten werkgever en gemeente een verwerkersovereenkomst afgesloten. Op het platform zijn technische en organisatorische maatregelen getroffen om de gegevens te beveiligen.
Machtigingsformulier
De arbeidsmigrant wordt via een automatisch proces gevraagd een online machtigingsformulier te tekenen. Met dit formulier machtigt de arbeidsmigrant zijn/haar werkgever om bepaalde persoons- en contactgegevens te delen met de gemeente ten behoeve van de inschrijving in, de uitschrijving uit en het actueel houden van de Basisregistratie Personen (BRP). De arbeidsmigrant krijgt het machtigingsformulier in de eigen taal aangeboden, zodat het voor de arbeidsmigrant duidelijk is waarvoor getekend wordt.
Het is voor de arbeidsmigrant niet verplicht het machtigingsformulier te ondertekenen. Bovendien kan de arbeidsmigrant een eerder afgegeven machtiging ook weer intrekken.
Alleen indien op het platform een ondertekend machtigingsformulier aanwezig is en alleen wanneer dit voor de BRP processen noodzakelijk is, worden de gegevens van de arbeidsmigrant getoond. In alle overige gevallen zijn de persoonsgegevens afgeschermd.
Veel gestelde vragen
Wat doet het platform?
Het platform maakt de (automatische) verwerking van gegevens van arbeidsmigranten mogelijk t.b.v. de inschrijving in, de uitschrijving uit en het actueel houden van de BRP. De processen zijn volledig gedigitaliseerd en onderverdeeld in slimme taken.
Hoe kan er worden geregistreerd?
Grotere werkgevers kunnen direct koppelen met het platform. De registratie gaat dan geheel automatisch. Kleinere werkgevers leveren de gegevens wekelijks of maandelijks aan in bijv. Excel of voeren de gegevens in via het online webformulier.
Hoe zit het met de privacy?
Bepaalde persoonsgegevens van de arbeidsmigrant worden encrypted opgeslagen en alleen getoond indien de arbeidsmigrant een machtiging heeft afgegeven voor het delen van zijn of haar gegevens.
Over ons
Ons team
Met een klein en dynamisch team bieden we een slim online platform voor gemeenten en werkgevers. Onze teamleden zijn direct betrokken bij de praktijk waardoor we snel kunnen inspelen op vragen en informatiebehoeften bij gemeenten en werkgevers.
Binnen ons vaste team beschikken we over- Technische kennis
- Juridische kennis
- Inhoudelijke kennis
Daarnaast hebben we korte lijnen met verschillende organisaties binnen de sector zoals werkgevers, brancheorganisaties en systeemleveranciers.
Waar wij voor staan
We hebben een blauwdruk aanpak ontwikkeld voor de inschrijving in, de uitschrijving uit en het actueel houden van de Basis Registratie Personen m.b.t. arbeidsmigranten. De processen zijn volledig gedigitaliseerd waardoor de processen efficiënt verlopen en er meer zicht is op het komen en gaan van arbeidsmigranten zonder extra beslag op capaciteit.
We zijn continue in gesprek met aangesloten gemeenten en werkgevers om het platform verder te optimaliseren. Doordat het een SaaS platform betreft, profiteren alle aangesloten partijen direct mee van optimalisaties en nieuwe functionaliteit.
U kunt ons kennen van VisitorData
Hoewel Platform Arbeidsmigranten nog een relatief jong bedrijf is, heeft ons team al veel ervaring met het ontwikkelen van innovatieve platformen. Zo kunt u ons ook kennen van VisitorData. VisitorData is in 2017 opgericht en is inmiddels uitgegroeid tot marktleider in Nederland op het gebied van verwerking van toeristische overnachtingsgegevens. Deze gegevens worden omgezet in waardevolle inzichten voor gemeentelijk beleid, onderzoek, statistiek en city marketing. Wij zijn inmiddels actief in meer dan 50 gemeenten en werken hard aan uitbreiding van onze dekkingsgraad zodat we door kunnen groeien tot een nationaal platform.
www.visitordata.nl
Neem contact met ons op
Wij zijn trots op het platform en vertellen daar graag meer over. Bent u geïnteresseerd of wilt u een vrijblijvend gesprek voor meer informatie? Twijfel niet en neem contact met ons op.
Ons kantoor
Leidsevaartweg 992106 AS Heemstede